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Optimum Strategis : Chargé des affaires administratives

12 octobre 2014 362 consultations 0 commentaire

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Missions
  • Assurer l’organisation et la production de documents administratifs et comptables.
  • Orienter, conseiller les interlocuteurs internes et externes.
  • Recueillir, traiter les informations nécessaires et assurer le suivi des dossiers confiés.

 

Activités principales
  1. Constituer et établir des documents d’assistance commerciale (Devis, Facture …)
  2. Etablir les écritures comptables et assurer la coordination avec la fiduciaire
  3. Assurer le suivi du paiement
  4. Assurer le suivi des tableaux de bords des collaborateurs.
  5. Exercer des tâches de rédaction (mettre en forme le courrier, notes et supports écrits, comptes rendus de réunions)
  6. Classer et archiver les documents et informations
  7. Organiser la logistique de réunions (calendrier et fréquences, réservations des salles, duplication des dossiers…), de missions à l’étranger, des déplacements, d’actions de formation, d’actions de recrutement, de réceptions.

 

  1. Rassembler les informations provenant des différents services de l’entreprise et de l’externe, les organiser et les communiquer au directeur.
  2. Diffuser les informations liées aux décisions de la direction générale.
  3. Gérer les rendez vous et les emplois du temps du directeur (Agenda)
  4. Consulter le courrier et préparez les correspondances.
  5. Etablir des rapports d’activités .
  6. Entretenir une relation étroite avec l’environnement institutionnel de l’activité Media (Participation à des forums, colloques et événements …)
  7. Réaliser toute mission permettant l’organisation et le développement de l’entreprise.

 

Compétences
Savoir

  • Maitrise de l’activité de l’entreprise et des missions du dirigeant .
  • Connaissance en gestion administrative et comptable .
  • Culture générale riche
  • Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique.
  • Connaissance des techniques de communication écrite.
  • Connaissance des techniques de gestion et d’archivage de l’information.
  • Connaissance des outils bureautiques

 

Savoir- faire 

  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Aisance relationnelle et en communication
  • Sens méthodique
  • Sens de l’écoute et de bon sens
  • Esprit de rigueur et d’organisation

Savoir- être

  • Présentation sobre
  • Posture professionnelle
  • Autonomie
  • Sens de l’observation et de l’adaptation
  • Sens de la discrétion
  • Sens de l’organisation

 

Indicateurs d’évaluation
INDICATEURS QUANTITATIFS :

  • Pourcentage des dossiers traités sur l’ensemble des dossiers confiés

 

INDICATEURS QUALITATIFS :

  • Qualité des supports produits, rapports et plans.
  • Perception des supérieurs hiérarchiques, des partenaires et des collègues (studio graphique, agents administratifs  et autres collaborateurs)
  • Disponibilité, sens de l’organisation, gestion du temps et des priorités, réactivité.

 

Pour postuler, envoyez votre CV à l’adresse mail suivante : rc.jnane@gmail.com

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